Genom att använda vår hemsida godkänner du vår användning av cookies.

Besöksadress
Skaraborgsvägen 3 A
506 30 Borås
033 – 10 80 00
info@zango.se

Besöksadress
Södra Kyrkogatan 1
033 – 10 80 00
info@zango.se

Styrgrupp – Att arbeta i styrgruppen – del 2

Dela inlägg:

Som projektledaren har jag ansvaret för att projektet löper som planerat och att projektmålen genomförs och de önskade effekter nås. En förutsättning att nå projektets önskade resultat är att styrgruppen arbetar och verkar tillsammans.

Tre viktiga delar i arbetet är beslutspunkter, stöd för projektledaren och information till styrgruppen.

Ha effektiva möten

De personer som sitter med i din styrgrupp har oftast mycket att göra. Kanske är de med i flera styrgrupper. Se därför till att alltid planera styrgruppsmötena väl. Håll mötena korta med tydlig agenda och med tydliga beslutspunkter.
Ge bara relevant information till styrgruppen. Sammanfatta projektets aktiviteter och händelser, men utelämna detaljer och ovidkommande delar.

Rapportens innehåll

En till två dagar innan styrgruppsmötet bör projektledaren skicka en statusrapport till styrgruppen. Den rapporten bör innehålla:

  • Prognos och nuläge
    Kort sammanfattning av projektets aktiviteter. Beskriv framsteg och lyft fram problem. Till varje problem bör det också finnas förslag till lösningar som styrgruppen kan besluta om eller som projektgruppen kan arbeta fram.
  • Visuell bild över status
    Markera till exempel grönt/gult/rött för status i de viktigaste områdena som tid/kostnad/resultat.
  • Progress till nästa styrgruppsmöte
    Redogör tydligt för vad som kommer ske till nästa styrgruppsmöte, så att styrgruppen får rätt förväntningar och kan följa upp och förbereda sig.
  • Beslutspunkter
    Ange vilka beslutspunkter som finns – gärna som frågor till styrgruppen. Använd en enkel och tydlig frågeställning. I avsnittet prognos och nuläge ska problemet presenteras med förslag på lösning.
  • Styrgruppsplanering
    Se till att ha tydlighet i projektets styrgruppsplanering. Visa en sammanställning av mötesplanering, med datum, tid och plats, samt förväntat innehåll på respektive möte.
    Uppdatera mötesplaneringen löpande i projektet och synkronisera mötenas innehåll med milstolpar i aktivitetsplanen.

Exempel på hur en förväntad planering kan se ut

Datum Klockslag Förväntad planering styrgruppsmöte (övergripande)
2017-09-14 1600-1700
  • Projektdirektiv
  • Progress i framtagning av avtal
  • Beslut om styrmodell
2017-09-28 1400-1500
  • Specificerad budget
  • Avtal mellan leverantörer helt klar
  • Beslut om teknisk utveckling och dess kostnader.
  • Riskanalys och åtgärdsplan
2017-10-05 1400-1500
  • Kommunikationsplan klar och förankrad
2017-10-19 1400-1500
  • Mottagarorganisation specificerad
2017-11-06 1400-1500
  • Operativa processer och rutiner
  • Utbildning
   
   
2018-xx-xx 1400-1500
  •  Projektavslut

Sköt kommunikationen noggrant

Var aktiv och tydlig i kommunikationen med dina styrgruppsmedlemmar. Kontakta dem mellan styrgruppsmöten och håll dem kontinuerligt underrättade.

Inför viktiga beslut är jag noga med att informera styrgruppsmedlemmarna om allt jag vet, orsaker till problemen och tänkbara lösningar. Jag kontaktar dem via telefon eller tar ett fysiskt möte, aldrig enbart i skrift.
Håll informationen tydlig och rak. Koncentrerar dig på problemställningen och att få ett svar som gör att ni kan komma framåt i projektet.

Ta hjälp av din styrgrupp

Ta hjälp innan det är försent, så att det fortfarande finns möjlighet att lösa problemsituationer. Om budgeten ser ut att överskridas – informera om det innan det händer och ange anledningen.

Vid förändring av tid- och budgetresultat ange alltid:

  • Orsak/anledning till förändring (varför?)
  • Omfattning av förändring (t ex fler timmar)
  • Konsekvenser (vad innebär förändringen?)

Håll kontrollen

Som projektledare ska du alltid förmedla kontroll och trygghet. Allt behöver inte gå smärtfritt eller helt enligt plan, men har du som projektledare förmåga att styra projektet och hantera händelserna i projektet har du också nyckeln till ett lyckat projekt.