Genom att använda vår hemsida godkänner du vår användning av cookies.

Besöksadress
Skaraborgsvägen 3 A
506 30 Borås
033 – 10 80 00
info@zango.se

Besöksadress
Södra Kyrkogatan 1
033 – 10 80 00
info@zango.se

Projektkontorets uppgift (PMO) – del 3

Dela inlägg:

Projektkontorets syfte är framförallt att bidra till en effektivare samordning av resurser, standardisering av rapportering och uppföljning samt att utveckla kvaliteten i projekten.

För att lyckas driva ett lyckat projektkontor med god projektplanering krävs att alla på företaget känner till hur man arbetar. Därför är information och kommunikation centralt.

Projektkontoret är en styrande enhet som arbetar tätt med företagets olika grupperingar. Just det täta samarbetet är en förutsättning för att företagets övergripande planering ska fungera.

Strukturen och styrningen

För att sätta upp ett projektkontor arbetar jag mycket med strukturen och med syftet av själva projektkontoret.
Definiera allra först vad projektkontoret ska uppnå!

Det kan vara en standard för struktur och styrning i projekt. Det kan också vara en standard för uppföljning av projekt, som på sikt når ökad lönsamhet i företaget. Det är i regel önskvärt att det finns en gemensam bild i verksamheten kring vad projekt är, när projekt bör drivas och hur de ska drivas.

Kartlägg – sedan börjar det roliga

Inled arbetet med att kartlägga verksamheten och projekten – så att du får en övergripande kontroll. Identifiera verksamhetens styrkor och svagheter. Använd dessa styrkor och svagheter för att utveckla projektkontoret och verksamheten.

När vi kommer till att sätta upp projektkontorets roll börjar det riktigt roliga. Hur ska vi göra för att uppnå projektkontorets mål, som vi presenterat för ledningsgruppen?
Det behövs definitivt ett strukturerat arbetssätt med fasta rutiner och regler. Detta arbete tar tid! Det är en process och en förändringsresa som man ska igenom.

Projektkontorets uppgift kan vara:

  • Prioritering och balansering mellan projekt.
  • Granskning av föreslagna projektideér. Godkänn projekt innan de startar.
  • Initiera och genomföra projektmognadsanalyser.
  • Resurs- och kompetensförsörjning. Sätt ramen för vilket ansvar som ligger på projektkontoret.
  • Utvärdera projektresultat och effektmål, mycket viktigt att följa upp för att utveckla portföljen.
  • Ta fram riktlinjer, rutiner, processer för projektarbete

Det stödjande projektkontoret

En av de vanligaste rollerna för projektkontoret är att vara stödjande, för såväl projektledare som för projektbeställare. Projektkontoret bör också etablera och underhålla det ramverk som ska följas och förvalta den projektmodell som ska användas.

Utbilda projektledare, projektägare, styrgrupps medlemmar och genomför projektgranskningar och godkänn projekt innan de startas.