Resultatet beror på projektgruppen – del 1 av 3

Hur vi arbetar med våra projektgrupper är helt avgörande för projektets slutresultat. Projektgruppen är en tillfälligt sammansatt grupp, som under en intensiv och avgränsad period ska genomföra ett uppdrag. Antingen kan gruppen vara sammansatt för att de ska utveckla eller skapa något nytt som inte finns idag, eller så ska gruppen utföra ett uppdrag där tiden är viktig. Oavsett vilket är projektgruppen sammansatt för att genomföra uppdraget inom en viss budget och inom en viss tid. Uppdraget är alltid separerat från verksamhetens ordinarie arbete.

Tre grundläggande faktorer påverkar hur bra gruppen lyckas genomföra sitt uppdrag:

• Gruppens sammansättning.
• Kompetensen
• Det gäller att styra utan att detaljstyra.

Arbetsro hela vägen

Projektledarens roll är central. Projektledaren behöver bryta ned beställarens beställning till en aktivitetsplanering. När projektgruppens kunskap är identifierad kan arbetet med att ta fram aktiviteter starta och projektets mål genomföras. Genom hela projektet Projektledarens uppgift är att skapa arbetsro i gruppen.

Så skapar projektledaren en projektgrupp med arbetsro:

1. Håll siktet inställt på slutmålet.
   Se till att din projektgrupp vet varför projektet ska genomföras.
2. Se till att avgränsningar hålls och var mycket noga med att scoopet är fast.
   Att hålla i scoopet kan vara lättare sagt än gjort. Om projektets innehåll förändras kommer troligen tidplan och budget också att förändras. Lägger man till mer utveckling kommer det troligen att kosta mer och ta längre tid.
3. Kommunicera med hela projektgruppen.
   Informera om det som är relevant för projektet, informera om styrgruppens beslut och om de strategiska målen. Se till att alla i projektgruppen kommer till tals.
4. Tydlighet i aktiviteter och deadlines.
   Skapa en enkel aktivitetsplan, där det tydligt framgår när respektive projektmedlem behöver leverera sin del. Det är viktigt att projektgruppen ser helhetsmålet framför sig, och att alla förstår.

Styr – detaljstyr inte

Tänk på att styra projektet framåt utan att detaljstyra! Du måste vara tillgänglig för din projektgrupp, svara i telefon, svara på e-post och vara hjälpsam. Genom att avlasta projektgruppen från ovidkommande detaljer så kommer ni att kunna nå resultat.